La place essentielle des documentalistes

Pour le réseau Ascodocpsy, la documentation a un rôle crucial dans le management de l'information, nécessaire à l'ensemble des soignants et des cadres administratifs des établissements de santé.

Le réseau de documentation d'hôpitaux psychiatriques Ascodocpsy a célébré le 9 décembre 2010 le dixième anniversaire de sa constitution en groupement d'intérêt public (GIP). Il existe de façon informelle depuis 1993. Il rassemble 90 hôpitaux adhérents (majoritairement des centres hospitaliers spécialisés) comptant 100 centres de documentation ou services d'archives.

"On nous voit souvent comme des gestionnaires d'abonnements à des revues, notre travail est beaucoup plus riche que cela", remarque Nathalie Berriau, sa coordinatrice. "Nous faisons du management de l'information" qui sert aux médecins, aux soignants et aux cadres administratifs. Elle souligne l'importance du travail de veille en matière de littérature scientifique et de réglementation et de l'accès à l'information pour tous les professionnels. Le réseau a permis de développer les échanges entre les services et a constitué une base de données en psychiatrie francophone, SantéPsy. Il a aussi développé un logiciel libre (ascoweb) en partenariat notamment avec la banque de données en santé publique (BDSP) et l'Ecole des hautes études en santé publique (EHESP).

Inquiétude sur les budgets documentation

Les documentalistes hospitalières en psychiatrie s'inquiètent d'une diminution de leur budget et d'un mouvement de déqualification des personnels affectés aux centres de documentation, alors que la documentation et la gestion de l'information sont des "éléments déterminants" au regard des exigences de qualité et d'évaluation attendues des établissements de santé.

Selon deux enquêtes menées en 2010 par Ascodocpsy, l'une auprès des documentalistes (107 répondants) et l'autre auprès des directions d'établissements (46 établissements répondants), les budgets des services de documentation sont globalement stables en volume. 55% des établissements déclarent reconduire le budget de la documentation d'une année sur l'autre, tandis que 21% déclarent un budget en baisse et pour 18% un budget en hausse. Mais, en raison des coûts croissants des abonnements aux revues spécialisées, les moyens sont plutôt en baisse.

Augmentation de la proportion des personnels non qualifiés

56% des documentalistes répondants déclarent avoir "une activité complémentaire aux tâches documentaires" (département d'information médicale/DIM, qualité, communication, culture, archives, Maison des usagers, gestion budgétaire) ou un mi-temps dans un autre service (cafétéria, reprographie, vaguemestre). Des charges de travail en plus sont attribuées sans attribution de personnels supplémentaires. Le recrutement des personnels non qualifiés est en nette augmentation puisque le personnel qualifié (diplôme de documentaliste ou validation des acquis de l'expérience VAE) représente 40% du personnel en 2010, contre 43 % en 2008. Inversement, la proportion de personnel non qualifié est passée de 28% en 2008 à 36% en 2010.

La tendance à la non-qualification inquiète les documentalistes. Des personnels non qualifiés peuvent être formés à l'utilisation d'outils de documentation -le réseau assure d'ailleurs cette formation, mais "ils ne peuvent pas créer de nouveaux outils de documentation", comme le thésaurus d'Ascodocpsy. "Il faut que les établissements pensent à la suite".

Documentation : un rôle dans la stratégie des établissements

Nathalie Berriau estime que les documentalistes "ont leur place dans les réunions de direction" pour "caler leur recherche sur les orientations stratégiques de l'établissement". Il faut "expliquer, faire connaître et convaincre les établissements de la nécessité de recruter des documentalistes professionnels et qu'ils puissent intégrer les réunions de direction". Elle fait remarquer que la version 2010 du manuel de certification des établissements de santé "met en avant la place de l'information et de la documentation" et souligne que les professionnels doivent avoir accès à des ressources documentaires. Ascodocpsy a décidé de solliciter la Haute autorité de santé (HAS) pour intégrer sa conception de la fonction Info-Doc dans le prochain manuel de certification.